1. Управление и мониторинг на проекта
За ползотворното изпълнение на проекта е нужно да се предвиди дейност по организация и управление на неговото изпълнение. Целта е да се планират междинни дейности, които да осигурят добро управление на средствата, своевременното наблюдение и контролиране на развитието на проекта, успешната му реализация в договорирания обем и срокове, съобразно със спецификата на заложените цели.
Дейността включва сформиране на екип за управление на проекта, чиито членове разполагат с опит и квалификация, отговарящи на нуждите на проекта. За определяне правата и задълженията на всеки член от екипа, според позицията, заемана в проектната структура, се разработва длъжностна характеристика.
За успешното изпълнение на проекта се предвижда следната управленска структура: проектът се управлява от ръководител, излъчен от базовата организация (зам. директорът на Регионална народна библиотека "П. Р. Славейков"), който ще координира цялостното изпълнение на дейностите по различните модули на проекта. В началото на работата по проекта той ще свика работна среща на проектния екип, на която ще бъде приет правилник за работа, с който ще се регламентират правата и задълженията на отделните участници. Ще се създаде мениджърска група от 2 координатори на различните видове дейности и ще бъдат разпределени конкретните задачи на всички секторни координатори и участници в проекта.
По време на стартиращата работна среща екипът за управление ще се запознае с предстоящите дейности, предпоставките и възможните рискове пред проекта. Ще бъдат заложени принципите, върху които е изграден проектът – антидискриминация по расов, полов или възрастов признак и др.
Екипът по проекта ще провежда работни срещи регулярно за оперативно обсъждане и детайлното разпределяне на задачите и отговорностите по текущото изпълнение на проекта, при необходимост и допълнителни срещи за вземане на своевременни решения, свързани с реализацията на проекта.
По време на изпълнението на проекта ще бъде провеждан ежемесечен мониторинг, като при констатация на отклонение от предварително планираните параметри, ще се извършва своевременно проучване на причините за него и ще се вземат мерки за отстраняването му. Ще бъдат изготвяни месечни и междинни технически доклади, придружени с финансови отчети при всяко искане за междинно плащане. Отчетните документи, удостоверяващи изпълнението на проекта ще бъдат изготвени и съхранявани съгласно действащото българско законодателство.
Резултат от дейността:
- сформиран екип за управление на проекта и осигурен работещ механизъм за ефективно администриране, мониторинг и отчитане на проектните дейности;
- избор на доставчици;
- 13 месечни планове за мониторинг;
- 13 протокола от месечни срещи на екипа за управление;
- поддържано експертно досие
Продукт:
- Успешно реализиран проект